Die Nebenkosten steigen - die monatliche Vorrauszahlungen müssen angepasst werden
Die Vermietung einer Wohnung oder eines Hauses ist mit vielen verschiedenen Kosten verbunden. Angefangen bei den Kaufnebenkosten bis über die Nachzahlung der Nebenkostenabrechnung. Steigen die umlagefähigen Kosten, darf der Vermieter auch die Nebenkosten erhöhen. Zum Beginn des Mietverhältnisses wird ein Betrag für die Vorauszahung der Nebenkosten, schriftlich im Mietvertrag, zwischen Mieter und Vermieter vereinbart. Die Mieter erhalten nach Ablauf eines Kalenderjahres eine Nebenkostenabrechnung, mit dieser kann eine Anpassung der Nebenkosten erfolgen. Jeder Mieter hat andere Verbrauchswerte, die nicht auf jede Person pauschalisiert werden können, jedoch sollten sich diese in einer angemessenen Höhe befinden. Laut § 560 BGB muss jeder Vermieter bis Ende des darauf folgenden Kalenderjahres eine nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung erstellen und seinen Mietern vorlegen, wenn im Mietvertrag eine monatliche Vorauszahlung vereinabrt wurde. Bei Pauschalmieten entfällt dies.
Inhaltsverzeichnis
Das wichtigste in Kürze:
- Umgangssprachlich sagt man Nebenkosten, allerdings sind es umlagefähige Betriebskosten, Nebenkosten wären alle Kosten, die mit einer Wohnung oder eines Hauses zu tun haben
- Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung, ist nur möglich, wenn im Mietvertrag eine monatliche Vorauszahlung vereinbart wurde. Ist eine Pauschalmiete zwischen Mieter und Vermieter vereinbart, können die Betriebskosten nicht einfach erhöht werden
- Ist die Vereinbarung im Mietvertrag, einer Nebenkostenvorauszahlung getroffen worden, muss bis zum Ende des darauffolgenden Kalenderjahres eine Abrechnung erstellt werden
- Sind die umlagefähigen Kosten gestiegen, dürfen Vermieter die Betriebskosten, in angemessener Höhe steigern
- Die Erhöhung der Vorauszahlung, darf nur nach schriftlicher Jahresabrechnung erfolgen. Es sollte immer eine Anpassung auf eine angemessene Höhe erfolgen
- Welche Kosten auf die Mieter umlegen dürfen finden Sie in der offiziellen BetrKV
- Muster für die Erhöhung oder einer Anpassung können Sie hier downloaden
Wann dürfen Nebenkosten erhöht werden?
Vermieter dürfen die Pauschale erhöhen, wenn die Kosten steigen. Die Erhöhung bzw. Anpassung der Nebenkosten erfolgt nach Erstellung der Abrechnung für die tatsächlichen Kosten im letzten Jahr. In dieser Nebenkostenabrechnung oder auch Betriebskostenabrechnung genannt, werden alle umlagefähigen Kosten addiert. Nimmt man am Ende die Summe und rechnet die gegen, die im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen, ergibt sich daraus eine Nachzahlung oder auch Gutschrift für die Mieter. Kommt es zu einer Nachzahlung, kann die monatliche Umlage erhöht werden.
Welche Nebenkosten dürfen auf Mieter umgelegt werden?
Nicht alle Kosten die mit einem vermieteten Objekt anfallen, dürfen auch auf die Mieter umgelegt werden. Welche Sie umlegen dürfen und welche von Ihnen als Vermieter aus eigener Tasche zu leisten sind finden Sie nachfolgend aufgelistet:
Umlagefähige Nebenkosten
- Grundsteuer
- Hausmeister
- Hausreinigung
- Gartenpflege
- Strom für Gemeinschaftsräume
- Niederschlagswasser
- Schornsteinfeger
- Gebäudeversicherungen
- Winterdienst
- Wartungen von z.B. Rauchmelder, Aufzug
- Müllabfuhr
Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten gehören:
- Reparaturen
- Instandhaltsungsmaßnahmen
- Hausverwaltung/ Verwalterkosten
Sollten Vermieter noch weitere Kosten haben und nicht genau wissen ob diese zu den umzulegenden Nebenkosten oder zu nicht umzulegenden Kosten gehören, gibt es eine Betriebskostenverordnung (BetrKV). In dieser können alle Details nachgelesen werden.
Welche Unterlagen benötigen Sie für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung?
Erst wenn alle Abrechnungen vorliegen kann eine Zusammenfassung der Kosten erfolgen. Die wichtigsten Rechnungen sind die der Versorgungsleistungen, wie Heizkosten und Strom. Die Grundsteuer bleibt meist gleich und varriert nicht großartig, zudem wird diese meist im voraus geleistet. Warten Sie ab bis Ihnen alle Rechnungen des Schornsteinfegers, Hausmeisters, Müllabfuhr und alle weiteren Abrechnungen der umlagefähigen Kosten vorliegen und erstellen Sie erst dann eine Abrechnung. Haben Sie alles vorliegen, kontrollieren Sie die Eingänge der Vorauszahlungen Ihrer Mieter und rechnen diese gegen.
Beispielrechnung für eine Jahresabrechnung
Wir erstellen die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2022. Familie Meier (= Mieter im Mietvertrag) leisten eine monatliche Vorauszahlung von 150 Euro. Eine unterjährige Erhöhung der Nebenkosten fand nicht statt.
Es handelt sich nachfolgend um Jahresbeträge der Betriebkosten
Grundsteuer: 110 Euro
Schornsteinfeger: 150 Euro
Heizung: 750 Euro
Hausmeister: 300 Euro
Strom aus Gemeinschaftsräume: 30 Euro
Gartenpflege: 200 Euro
Warmwasser: 550 Euro
Müll: 50 Euro
Versicherungen: 50 Euro
Daraus ergibt sich eine Summe von: 2190 Euro
Vorauszahlungen für das gesamte Jahr: 1800 Euro
Differenz/ Nachzahlung: – 390 Euro
Neuberechnung der Nebenkostenvorauszahlungen für das neue Jahr: 2190 Euro : 12 Monate = 182,50 Euro
Aufgrund der Nachzahlung aus dem letzten Jahr, ist der Vermieter berechtigt die Nebenkostenvorauszahlung zu erhöhen. Eine Erhöhung der Nebenkosten ist zulässig, da die Vorauszahlungen für das Vorjahr zu niedrig angesetzt waren. Für Familie Meier erhöht sich die monatliche Vorauszahlung um 32,50 €.
Teilen Sie die Abrechnung und die Erhöhung der Nebenkostenpauschale Ihren Mieter immer schriftlich mit. Die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung beträgt ein zwölftel, der Kosten. Die monatliche Nebenkostenvorauszahlung, muss zum übernächsten Monat oder mit der nächsten Miete von den Mietern angepasst werden.
Musterschreiben für die Jahresabrechnung und anschließende Anpassung der Nebenkostenpauschale
Wir haben für Sie ein interaktives Formular erstellt, welches Sie für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung und der Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung verwenden können.
Musterbrief:
Müssen Vermieter alle Abrechnungen Ihren Mietern vorlegen ?
Nein, der Vermieter ist nicht verpflichtet, seinen Mietern alle Abrechnungen vorzulegen. Jedoch, wenn Mieter es verlangen muss Ihnen eine Einsicht gewährt werden.
Legen Sie Ihren Mietern die jährliche Nebenkostenabrechnung vor, ist diese ohne Rechnungen nicht nachvollziehbar. Sollten die Postionen auf der Abrechnung nicht verständlich sein, dürfen Ihre Mieter eine Einsicht in die Originalunterlagen verlangen. Aber Achtung! Händigen Sie als Vermieter niemals die Originaldokumente aus, dagegen eine Kopie der jeweiligen Rechnung wäre völlig legitim.
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FAQ´s
Jeder Vermieter, der im Mietvertrag eine Vereinbarung über eine Vorauszahlung getroffen hat, ist laut § 560 BGB verpflichtet bis Ende des darauffolgenden Kalenderjahres eine Abrechnung zu erstellen. Diese muss bis Ende des Jahres beim Mieter vorliegen. Wurde die Vereinbarung getroffen, dass die Mieter eine Vorauszahlung leisten, zahlt der Mieter eine monatliche Pauschale zusätzlich zu der vereinbarten Kaltmiete. Das ergibt umgangssprachlich die Warmmiete.
Grundsätzlich, ist das möglich! Kann der Vermieter nachweisen, dass die Betriebskosten gestiegen sind, darf der Vermieter die Nebenkosten erhöhen. Liegt die Kaltmiete unter der durchschnittlichen Vergleichsmiete und es erfolgte in den letzten drei Jahren keine Erhöhung, darf auch diese angepasst werden. Allerdings sollten Sie sich hier noch genauer informieren, welche Regelung in Ihrem Land für Mieterhöhungen gilt.
Im Mietvertrag vereinbart, werden meist nur die zu Beginn des Mietverhältnisses vereinbarte Summe. Ändert sich diese im Lauf der Jahre muss dieses nicht im Mietvertrag korrigiert werden. Dafür gibt es das Schreiben der Nebenkostenabrechnung und -erhöhung der Vorauszahlung.
Ja, wenn die Nebenkosten bzw. Betriebskosten erhöht wurden, heißt es nicht, dass die Kaltmiete nicht erhöht werden darf. Kontrollieren Sie, in welcher Höhe die Erhöhung, aufgrund von der Lage Ihres Mietobjektes, liegen darf. Beachten Sie auch die Vergleichsmieten! Eine Mieterhöhung wegen gestiegenen Nebenkosten, ist nicht zulässig. Dafür muss eine Erhöhung der Vorauszahlungen erfolgen.
Vermieter die Betriebkosten zu hoch ansetzen, dürfen daraus keinen Gewinn erzielen. Sollte sich herausstellen, dass private Vermieter eine erhöhte Nebenkostenvorauszahlung verlangen, müssen Vermieter gegenüber den Mieter eine Gutschrift am Ende des Jahres bzw. nach Erstellung der Jahresabrechnung auszahlen. Der Bundesgerichthof sieht vor, dass die monatlichen Nebenkostenvorauszahlung um ein zwölftel erhöht werden darf.
Im § 560 Abs. 4 steht folgendes: Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen. Bedeutet, dass der Vermieter, die Nebenkostenvorauszahlung erhöhen darf bzw. von den Nebenkosten eine Anpassung vornehmen darf. Nach Vorlage in Textform ist hiermit die Erhöhung gestattet.
