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Wer noch nie von dem Wohnungsübergabeprotokoll gehört hat, ist eventuell ein wenig irritiert. Doch tatsächlich handelt es sich hierbei um ein äußerst wichtiges und sinnvolles Formular. Dieses Schriftstück dokumentiert rechtssicher verschiedene Details, welche eine Eigentumswohnung bei Übergabe betreffen. Die Dokumentation ist sowohl bei Einzug und Auszug, sowie auch bei Verkauf oder Vermietung, gleichermaßen relevant. Kostenloses Muster zum Download für die Wohnungsübergabe finden sie hier.
Das wichtigste in Kürze:
- Die Anfertigung findet am Tag der Wohnungsübergabe oder auch Schlüsselübergabe statt
- Kontrollieren Sie die Vollständigkeit der Wohnungsschlüssel
- Ein Wohnungsübergabeprotkoll dokumentiert Schäden bei der Wohnungsübergabe
- Bei Verkauf, wird hier die vollständige Dokumentenübergabe kontrolliert und bestätigt
- Gehen Sie Raum für Raum durch und kontrollieren Sie auch Toilettenspülungen und Heizkörper, sowie Wasserhähne und den Briefkasten
- Fertigen Sie das Dokument erst nach Beseitgung der Einrichtungsgegenstände und Renovierung an
- Ausfertigung für jede Vertragspartei
Das lange Wort ist zusammengesetzt und erklärt sich einfach, wenn man es auseinandernimmt. Ein Protokoll zur Übergabe einer Wohnung, auch Abnahmeprotokoll genannt.
Dieses Formular dient dazu, den Zustand im Detail, am Ende der Mietzeit oder bei Verkauf, bei Übernahme an den neuen Eigentümer, genau zu dokumentieren und festzuhalten. Das Übergabedatum und sogar die genaue Uhrzeit der Übernahme oder Rückgabe werden hier schriftlich festgehalten. Angaben zum betreffenden Objekt sind detailgetreu. Jedes einzelne Zimmer und auch Flure, eventuelle Keller, Garagen oder der Dachboden werden aufgelistet und deren Zustand wird festgehalten. Zu jedem Raum können Bemerkungen eingetragen werden. Der genaue Zustand, in dem eine Wohnung übergeben wurde, ist also hier dokumentiert und wird durch die Unterschriften beider Parteien bestätigt.
Vermietung:
Insbesondere bei Beginn eines Mietverhältnisses ist dies nicht zu verachten. Denn zwischen einer Besichtigung der Wohnung und dem Einzug vergeht Zeit. In dieser Zeit werden oft Möbel entfernt, da der Vormieter aos dem Mietobjekt auszieht. Erst im unmöblierten Zustand ist die Qualität jedes Raumes genau einzuschätzen. Schränke, Teppiche und andere Einrichtungsgegenstände machen eine exakte Beurteilung schließlich schwierig. Eventuelle Auffälligkeiten, wie Schimmelflecken, Beschädigungen am Bodenbelag (z.B. Parkett) oder weiteres sind erst jetzt genau ersichtlich, da sie vorher verdeckt gewesen ein könnten.
Durch die gemeinsame Begehung der Wohnung und die Protokollierung des Zustandes ist man sich von Anfang an einig. Eine rechtliche Absicherung für Mieter oder Vermieter wird geschaffen. Das Wohnungsübergabeprotokoll hilft im Zweifelsfall, bei Unstimmigkeiten, sogar vor Gericht. Vermieter können nicht nachträglich zur Reparatur von Schäden herangezogen werden, wenn diese nicht im Protokoll stehen. Mieter im Gegenzug müssen keine Schäden beheben oder bei Auszug mit der Kaution begleichen, wenn diese bereits bei Einzug vorhanden waren. Korrekt und fair gestaltet sich dieser Lösungsansatz.
Verkauf:
Bei Verkauf einer Eigentumswohnung, kommt die Unterlagenprüfung und die vollständige Übergabe der Dokumente hinzu. Eine Austellung des Protokoll für die Wohnungsübergabe ist nicht verpflichtet, allerdings können Käufer, sowie auch Verkäufer darauf bestehen. Ratsam ist es gemeinsam ein Wohnungsübergabeprotokoll anzufertigen und Punkt für Punkt zu kontrollieren und abzuhaken ✅.
Gehen Sie Raum für Raum durch, tragen Sie Mängel oder die Mängelfreiheit für jeden Raum ein und machen Sie gerne auch Bilder von der Wohnung bei der Übernahme. Die Übergabe bei Verkauf findet meist nach dem Beurkundungstermin beim Notar und nach Eintragung des neuen Eigentümers im Grundbuch statt. Kontrollieren Sie die Vollständigkeit der Schlüssel und nehmen Sie einen Zeugen mit der die Wohnung und somit die Übernahme neutral betrachten kann.
Wann wird ein Wohnungsübergabeprotokoll benötigt?
Am Tag, an diesem, eine Mietsache, den oder die Mieter wechselt oder bei Verkauf der Eigentumswohnung. Bei Vermietung, wird bei Ein- und Auszug eines Mieters, ein solches Formular erstellt. Mieter und Vermieter erhalten jeweils eine Ausfertigung. Dies ist ein wichtiges Formular für die Kautionsbegleichung und -auszahlung am Ende der Mietzeit, hierzu wird das Protokoll der Mieter vom Einzug hergenommen und es kann ein Vergleich stattfinden. Nachforderungen können bis zu sechs Monate nach Auszug geltend gemacht werden, in diesem Zeitraum darf die Kaution vom Vermieter noch einbehalten werden.
Bei Verkauf ist es ebenfalls wichtig den Tag und mit diesem, den Zustand der Wohnung zu dokumentieren und festzuhalten. Sollten im Nachgang Mängel zum Vorschein kommen und dieser der vorherige Eigentümer wissentlich verschwiegen haben, kann dieser hierfür haftbar gemacht werden.
Der Unterschied zwischen Mängeln und normalem Verschleiß
Wird eine Wohnung länger bewohnt, entsteht selbstverständlich ein normaler Verschleiß durch Abnutzung. Böden können beispielsweise insbesondere im Wohnungseingangsbereich leichte Kratzer aufweisen oder eine Farbveränderung tritt ein. Sind jedoch tiefe Risse oder gar Löcher im Boden, gilt dies als Schaden oder Mangel. Diese Unterschiede sind in einigen Fällen klar ersichtlich, in anderen hingegen können sie zum Streitfall werden. Wird der Zustand bei Einzug im Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert, können Unstimmigkeiten trotzdem vermieden werden. War der Dielenboden schon beim Einzug stark abgenutzt, so lässt sich dies in der Kommentarspalte vermerken. Sehen Sie genau hin, denn nicht alle Mängel und Schäden, sind auf den ersten Blick erkennbar.
In manchen Fällen beinhalten Mietverträge zudem Vereinbarungen. Diese können den Mieter zu kleinen Ausbesserungsarbeiten verpflichten, welche einen bestimmten Betrag nicht überschreiten. Diese hat er dann natürlich selbst durchzuführen oder beheben zu lassen, dadurch kann es zu Mehrkosten beim Umzug kommen. Abnutzungen oder Verschleiß durch normale Beanspruchung sind natürlich eine Angelegenheit des Vermieters.
Zu diesem Verschleiß der Wohnung gehören beispielsweise:
- Oberflächliche Kratzer oder Abnutzungserscheinungen der Böden
- Altersbedingte Farbveränderungen beispielsweise durch Ausbleichen etc.
- Bilder oder Möbel hinterlassen manchmal sichtbare Schatten an Wänden
- Nägel in den Wänden und dadurch entstandene Löcher
- Abnutzung des Badezimmers oder Gästetoilette
Als Schäden und Mängel hingegen gelten::
- Ablagerungen an Wänden zum Beispiel durch Nikotin
- Beschädigungen durch Brandlöcher
- Zerstörung der Tapeten (beispielsweise abgerissene Bahnen oder Teilstücke)
Das Wohnungsübergabeprotokoll muss also korrekt ausgefüllt werden. Dieses Schriftstück muss dann aufbewahrt werden, um bei Beendigung des Mietverhältnisses einen Vergleich und einen Nachweis des Befundes der Wohnung bei der Übergabe zu haben.
Wohnungsübergabeprotokoll Muster
Was beinhaltet ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Zunächst einmal werden die Eckdaten der jeweiligen Wohnung dokumentiert. So ist zweifelsfrei festzustellen, um welche Wohnung es sich handelt. Die Adressangaben werden vervollständigt durch die Wohnungsnummer und die Angabe der Etage. Nun werden Name und Adresse des Mieters/Käufer sowie der Name des Vermieters/Verkäufer eingetragen. Darunter wird angegeben, ob ein Wohnungsübergabeprotokoll für den Auszug oder Einzug erstellt wird. Die Uhrzeit und das Datum dürfen natürlich auch nicht fehlen.
Im nächsten Abschnitt des Schriftstückes wird der zu diesem Zeitpunkt aktuelle Status der Wohnung festgehalten. Jetzt wird jeder Raum einzeln begangen und Aufälligkeiten wie z.B. Kratzer im Parkettboden eingetragen. Vergessen Sie auch nicht Fenster, Türen und Schlösser zu überprüfen. Sollten elektrische Geräte dem Mieter beim Einzug, während seines Mietzeitraumes zur Verfügung gestellt worden sein, sollte bei Auszug darauf geachtet werden und Kontrolle durchgeführt werden und ein eventueller Defekt vermerkt werden. Oftmals ist es von Vorteil die Räume, ganz gleich welcher Zustand durch Fotos zu dokumentieren.
Zuletzt werden noch Zählerstände und die Anzahl der übergebenen Schlüssel auf Vollständigkeit geprüft und im Übergabeprotokoll festgehalten. Individuelle Vereinbarungen können in das Feld für Bemerkungen und Sonstiges eingetragen werden. Jetzt müssen sowohl Mieter als auch Vermieter oder Käufer und Verkäufer unterschreiben und jeweils eine Ausfertigung erhalten. Haben Sie einen Zeugen vor Ort, tragen Sie auch diesen ein.
Woher bekommt man ein Protokoll für die Wohnungsübergabe?
Das Wohnungsübergabeprotokoll wird hier zum kostenlosen Download angeboten. Die interaktive PDF kann man entweder am PC, Tablet oder Smartphone anfertigen und anschließend zur Unterschrift ausdrucken oder wer lieber mit Klemmbrett und Stift unterwegs ist, kann das Übergabeprotokoll natürlich auch leer ausdrucken und mit dem Kugelschreiber ausfüllen. Hierzu existieren ebenso keinerlei Vorgaben. Wichtig ist nur, dass die Angaben korrekt sind und mit dem Zustand zum Zeitpunkt der Übernahme übereinstimmen.
Wichtig ist es, dass es hinterher zwei identische Ausfertigungen des Wohnungsübergabeprotokolls gibt! Die jeweils von beiden Parteien unterschrieben wurden. Bewahren Sie das Protokoll gut auf und achten Sie darauf, dass dieses nicht von dritten missbräuchlich verwendet wird.
FAQ´s
Nein, laut Gesetz ist die Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls bei Einzug oder Auszug, keine Pflicht! Empfehlenswert, jedoch in jedem Fall.
Der Vermieter darf grundsätzlich, bis zu sechs Monate die Kaution einbehalten, um zu prüfen, ob Schäden in der Mietwohnung vorliegen. In Fällen von ausstehenden Mietzahlungen, noch nicht beglichene Nachzahlungen der Betriebskosten oder wenn die jährliche Betriebskostenabrechnung noch aussteht, dürfen Vermieter die Kaution für wenige Monate bei sich behalten.
Zunächst wird zwischen „Verschleiß“ und „Mängeln“ unterschieden. Zu den Mängeln gehören:
- Nikotinablagerungen
- Brandlöcher im Teppichboden
- beschädigte Fensterscheiben
massive - Sachbeschädigung durch Tierhaltung
- Bohrlöcher in Türen oder Fenstern
Gebrauchsspuren auf Böden, gehören zum normalen Verschleiß.
In der Regel wird dieses vom Vermieter oder Verkäufer erstellt. Ist ein Immobilienmakler mit im Spiel, wird dieser ein solches Formular erstellen und jeder Partei aushändigen.
Eine Regel hierfür gibt es nicht, auch Sie als Mieter oder Käufer dürfen, ein solches Formular mitbringen und bei Schlüsselübergabe den Zustand der Wohnung dokumentieren.
Das ist Ansichtssache, jedoch können hierdurch Unstimmigkeiten schnell behoben werden. Sofern auch, der Zustand der Wohnung, ausführlich dokumentiert wurde.
Nein, laut Gesetz ist die Erstellung eines Protokolls, bei Übergabe einer Eigentumswohnung, keine Pflicht! Empfehlenswert, jedoch in jedem Fall.
